Fotokopi Makinesi Lazer Yazıcı Tavsiye

 

Fotokopi Makinesi ve Yazıcı Alırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

 

Şirketlerin baskı ihtiyaçları faaliyet alanlarına göre farklılık göstermekte olup, şirket içindeki departmanların da yaptıkları işlerin farklılığından dolayı değişik gereksinimleri bulunabilmektedir. İhtiyaca uygun fotokopi makinesi, yazıcı ve baskı çözümlerinin seçimi kurumlara önemli avantajlar yaratır;

 

Fotokopi ve yazıcı ürünlerine; BİMATEK Kopyalama Sistemi Kullanım Hakkı ve Hizmet Sözleşmesi/Kopyabaşı Maliyet Anlaşması ile sahip olunarak finansal yük zamana yayılabilir. Bu yöntem dahilindeki yerinde servis hizmeti sayesinde teknik servis, yedek parça ve sarf malzeme satın alımı olmaması sayesinde satın alma birimlerinin iş yükleri azalır.

Muhasebe defterleri basımında nokta vuruşlu/satır yazıcı yerine kağıdın hem önünü hem de arkasını kullanma imkanı sunan hızlı ve sessiz lazer yazıcı kullanılarak kağıt ve yazıcı maliyeti, zaman ve arşiv yeri tasarrufu sağlanır.

Antetli kağıt kullanılması gerekli dokümanlarda matbu kağıt kullanmak yerine lazer yazıcı üzerine yüklenecek elektronik formlar tercih edilerek matbu kağıt stoklamaya gerek kalmaz.

Mobil çalışanlar en yakındaki fotokopi makinesi ve yazıcı ürününden baskı alabilir.

Çok basılan standart dokümanlar yazıcı üstündeki sabit diskte saklanıp oradan basılarak network üzerinde yük azaltılabilir.

Sonlandırma aksesuarları kullanılarak, bastırılan evraklar otomatik olarak tasnif edilebilir, zımbalanabilir/delinebilir, kitapçık haline getirilip personel ve zaman tasarrufu sağlanır.

Kullanılacak Dokümantasyon Takip yazılımları ile kişi/proje/departman bazında baskı maliyetleri anında güncel bilgilerle takip edilebilir. Bu sayede uygun olmayan baskı faaliyetleri tespit edilip, önlenebilir.

Gönderilecek evraklar basıldıktan sonra otomatik olarak zarflanıp gönderime hazır hale getirilebilir.

Network (Ağ) Yönetim yazılımları kullanılarak, fotokopi makinesi ve yazıcı ürünlerine uzaktan ulaşım ve kontrol sağlanarak zaman ve personel tasarrufu yapılır.

Kullanıcılar uygun ürünleri kullanmaya yönlendirilerek sayfabaşı maliyetler düşürülür.

Doküman Yönetimi ile belgeler kolayca dijital sistemlere aktarılabilir, iş akışları organize edilebilir ve arşivlenebilir.

Değişken Data (Veri) baskı ile kişiye özel dokümanlar yaratılabilir.

Bu avantajlardan faydalanmak isteyen kurumların fotokopi, yazıcı seçerken ve iş sistemleri ile entegre ederken dikkat etmesi gerekli konular ise;

 

Dokümantasyon İhtiyaç Analizi ile ihtiyaçlarını çok iyi tespit etmiş olmaları

İhtiyacı karşılayacak en düşük Toplam Sahip Olma Maliyeti değerine sahip fotokopi ve yazıcı seçimi

Seçilen fotokopi ve yazıcının kullanım kolaylığı, kullanılan uygulamalar ve işletim sistemleri ile uyumluluğu

Sağlanan finansal çözümler

Satış sonrası servis hizmetleri kalitesi ve yaygınlığı

başlıkları altında kısaca özetlenebilir.

 

Dokümantasyon İhtiyaç Analizi

 

Hangi Fotokopi Makinesi, Lazer Yazıcı İhtiyacınıza En Uygun?

 

Şirketler ihtiyaç analizlerini kendileri yapabilecekleri gibi, BİMATEK’ten de profesyonel destek de alabilirler. Düşük Toplam Sahip Olma Maliyeti odaklı baskı sistemi ihtiyaç analizi yapmak ve yatırımları bu analiz sonucuna göre gerçekleştirmek şirketlere verimli, güvenilir, sürekli ve ölçeklenebilir fotokopi ve yazıcı ürünleri ile çalışarak maliyetlerini azaltma ve kontrol etme imkanı sağlayacaktır.

 

Analiz yaparken cevaplanması gereken bazı önemli sorular;

 

• Mevcut aylık/yıllık baskı hacmi ne kadar?
• Mevcut baskı işlerinin kopyalama, faks, baskı ve renkli/mono olarak dağılımı nedir?
• Mevcut baskı işleri kaç kişi tarafından, kaç adet fotokopi makinesi ve yazıcı ürünü ile yapılıyor ve bu ürünlerin iş yükleri nedir?
• Kullanılan/kullanılacak olan fotokopi makinesi ve yazıcı ekipmanlarında olması gereken teknik özellikler nedir?
• Mevcut aylık/yıllık sarf malzemesi, bakım/onarım harcamaları ne kadar?
• Mevcut iş yapış şeklinde bir değişiklik ile bir tasarruf elde edilebilir mi?
• Şirket büyüdükçe aylık/yıllık baskı hacmi ve dağılımı nasıl olur?
• Yazıcıya gönderilen/basılan evrakların gizliliğe ihtiyacı var mı?
• Mobil personelin çıktı ihtiyaçları nasıl giderilmeli?
• Kişi/Deparmant/Proje bazında baskı takibi ve maliyetlendirme yapılarak, gereksiz baskı önlenerek tasarruf yapılabilir mi?

 

Analiz çalışması sonunda firmaların gerçek baskı maliyetleri ortaya çıkarken, elde edilen sonuçlara göre nerede, hangi teknolojiye dayalı ürünler kullanılması gerektiği rahatça belirlenebilir.

 

Örneğin;

Kullanıcılar ihtiyaçları, kullanım yoğunluğu ve lokasyon durumları göz önüne alınarak gruplanıp, uygun kapasitede çok fonksiyonlu fotokopi ya da network bağlantılı yazıcı ortak kullanacak şekilde bir çözüm oluşturulabilir. Bu sayede yüksek kapasiteli, düşük sayfabaşı maliyetli sistemler kullanılarak, fotokopi, yazıcı sayısı ve baskı maliyetleri azaltılır.

Mobil kullanıcılar için Follow–Me özelliğine sahip baskı sunucu çözümleri, gizlilik içeren baskılar için kart okutma ya da şifre girerek baskı çözümleri, Kişi/Deparmant/Proje bazında baskı takibi ve maliyetlendirme çözümleri ihtiyaç durumuna göre ayrı ayrı kurulabileceği gibi, hepsini bir arada yapabilen çözümler kullanılmaya başlanabilir.

İhtiyaçlarını yukarıdaki gibi belirleyen şirketler, yatırım aşamasında teklif edilen her fotokopi makinesi ve yazıcı için, kendi yıllık baskı adetlerini dikkate alarak, 5 yıllık toplam sahip olma maliyeti hesaplamalı, çalışacakları firma ve ürünü teknik servis desteği yaygınlığı ve yetkinliği açısından değerlendirmelidir. Fotokopi makinesi ve yazıcı ürünlerinin uzun süreli sorunsuz bir şekilde kullanımı için üreticinin tavsiye ettiği kullanım ortamı şartları, periyodik bakım zamanları ve uygun sarf malzemesi kullanımı konularına dikkat edilmelidir.